La Svizzera richiede un PSMF?

Non nel senso europeo. È richiesta una descrizione del sistema attuale e aggiornata. Chi tiene un PSMF lo usa come base e aggiunge un allegato svizzero con RPPV e sostituzione, elenco delle omologazioni, accessi ElViS, elenco degli SDEA e i processi locali che divergono dallo standard globale.

Quanto dura un'ispezione PV di Swissmedic?

Di regola da uno a tre giorni presso l'azienda, secondo l'ampiezza del portafoglio e il numero di partner coinvolti. A questo si aggiungono la richiesta di documenti in anticipo, la consegna successiva di singole prove e il rapporto con il termine per il piano CAPA.

Anche un fornitore di servizi viene ispezionato?

Swissmedic ispeziona il titolare dell'omologazione, ma può includere le attività esternalizzate e chiedere l'accesso ai documenti del fornitore. Per questo il suo accordo deve prevedere un diritto di audit, l'accesso ai dati e un obbligo di collaborazione in caso di ispezione.

Con quale frequenza servono audit interni?

Un ciclo basato sul rischio, in pratica un audit interno all'anno sui processi centrali e un audit del fornitore ogni due o tre anni. Ciò che conta non è la frequenza in sé, ma un piano di audit motivato, i rapporti e le CAPA che ne derivano con verifica dell'efficacia.

A che cosa prestare attenzione nell'archiviazione?

Consultabilità, integrità e leggibilità per l'intera durata di conservazione, compresi i sistemi elettronici con pista di controllo. Regoli anche il caso in cui un sistema venga sostituito: i dati vanno migrati o resi leggibili in altro modo, con una prova della completezza.

Il nostro portafoglio è molto piccolo. Basta una sola procedura?

Un documento unico è ammissibile se copre davvero tutti i processi e resta gestibile. In pratica le procedure separate per la gestione dei casi, la letteratura, i segnali e il PSUR sono più facili da mantenere aggiornate e da presentare in ispezione senza contraddizioni.

Sistema di farmacovigilanza e ispezione

Sistema di farmacovigilanza e PSMF

Il sistema di farmacovigilanza è l'insieme di personale, processi, strumenti e documenti destinati ad adempiere gli obblighi di farmacovigilanza. Il PV system master file è la forma europea della sua descrizione. La Svizzera non esige un PSMF nel senso europeo, ma una descrizione del sistema attuale. Chi tiene un PSMF lo completa con un allegato svizzero con RPPV, omologazioni, accessi ElViS, elenco degli SDEA e processi locali.

Le componenti di un sistema che funziona

Otto componenti sostengono un sistema di farmacovigilanza. Se una manca, la catena si rompe in quel punto, di regola senza che nessuno se ne accorga fino all'ispezione. Non verifichi l'elenco sull'esistenza, ma sull'attualità: una procedura del 2019 per un processo cambiato nel 2023 è peggio di nessuna procedura.

Sistema descritto, con organigramma, ruoli e interfacce verso i partner
Procedure operative attuali e versionate per ogni processo rilevante
Personale formato in ogni funzione che può ricevere un'informazione di sicurezza
Banca dati dei casi con pista di controllo, codifica MedDRA e diritti di accesso regolati
Controllo dei termini con allarme anticipato e lista dei superamenti
Gestione degli scostamenti e delle CAPA, con analisi delle cause
Accordi di farmacovigilanza con tutti i partner, con cascata dei termini
Archiviazione consultabile per l'intera durata prevista di conservazione

Le procedure di cui ha davvero bisogno

Otto procedure coprono gli obblighi di un portafoglio svizzero. Un numero maggiore di documenti aumenta soltanto il rischio che diventino contraddittori. Ogni procedura ha bisogno di versione, data di rilascio, prossimo riesame, ruolo responsabile e una prova di formazione per ciascuna funzione toccata.

Raccolta, elaborazione e trasmissione delle segnalazioni di singoli casi via ElViS
Definizione e verifica del giorno 0, incluse le fonti esterne all'azienda
Valutazione dell'attesa contro l'informazione professionale svizzera in vigore
Sorveglianza della letteratura: strategia, esecuzione, valutazione, archiviazione
Gestione dei segnali dalla rilevazione alla chiusura documentata
Pianificazione, redazione e presentazione dei rapporti periodici di sicurezza
Gestione dei difetti di qualità, dei ritiri di lotti e delle misure urgenti
Gestione degli scostamenti, delle CAPA, degli audit interni e delle ispezioni

Formazione: chi, con quale frequenza, quale prova

Non si forma soltanto il reparto PV, ma ogni funzione che può imbattersi in un'informazione di sicurezza: informatori scientifici, medical information, servizio clienti, distribuzione, regulatory, marketing e direzione. Una volta all'assunzione e poi ogni anno, con una verifica delle conoscenze documentata.

Redigere una matrice di formazione: quale funzione riceve quale contenuto, in quale lingua.
Formare i nuovi collaboratori prima del primo contatto con la clientela, non dopo.
Formare ogni anno tutte le funzioni interessate, con contenuti aggiornati ai casi reali.
Verificare le conoscenze con poche domande concrete, per esempio sul giorno 0.
Archiviare le prove per persona, con data, contenuto, durata e risultato.
Ripetere la formazione fuori ciclo dopo ogni modifica sostanziale di una procedura.

Che cosa chiede l'ispettore e dove si trova la risposta

Un'ispezione lavora su prove, non su dichiarazioni. La tabella assegna a ogni tema di verifica il documento richiesto e il suo luogo di archiviazione. Se riesce a compilare questa assegnazione in anticipo, l'ispezione si accorcia e il numero di documenti da consegnare successivamente diminuisce sensibilmente.

Temi d'ispezione, prove richieste e luogo di archiviazione
Tema	Che cosa chiede l'ispettore	Dove si trova
RPPV	Designazione, CV, mansionario, piano di reperibilità	Descrizione del sistema e fascicolo del personale
Giorno 0	Documento di origine per casi estratti a campione	Fascicolo del caso con documento di ingresso
Rispetto dei termini	Lista dei casi con giorno 0 e data di trasmissione	Estrazione dalla banca dati con ricevute ElViS
Attesa	Versione dell'informazione professionale usata come riferimento	Fascicolo dell'omologazione, con storico delle versioni
Procedure	Versione attuale, rilascio, prossimo riesame	Sistema di gestione dei documenti
Formazione	Matrice e prove per funzione e per persona	Fascicolo della formazione
PSUR	Rapporti presentati e ricevute di presentazione	Fascicolo dell'omologazione
Segnali	Elenco dei segnali con decisioni motivate e datate	Archivio della gestione dei segnali
Partner	Accordi firmati e verbali di riconciliazione	Fascicolo contrattuale con allegato PV

Dodici settimane fino all'ispezione

Un preavviso è tempo sufficiente, se viene usato in modo strutturato. Il piano ha due obiettivi: primo, trovare da soli le lacune esistenti e documentarle con una CAPA già aperta; secondo, predisporre i documenti in modo che ogni domanda trovi risposta in pochi minuti.

Settimana 12: definire il perimetro, nominare un responsabile dell'ispezione e allestire l'elenco dei documenti.
Settimana 10: eseguire un'autovalutazione su casi a campione, dal giorno 0 alla ricevuta di trasmissione.
Settimana 8: verificare l'attualità delle procedure e chiudere le versioni superate.
Settimana 6: completare le prove di formazione e recuperare le formazioni mancanti.
Settimana 4: verificare gli accordi con i partner, con l'ultima riconciliazione documentata.
Settimana 3: aprire una CAPA per ogni lacuna trovata, con causa, misura e termine.
Settimana 2: preparare la sala, gli accessi di lettura ai sistemi e una copia dei documenti chiave.
Settimana 1: svolgere una prova con la RPPV e le funzioni convocate, su domande reali.

Rilievi e CAPA

Un rilievo è chiuso soltanto quando la causa è stata affrontata e l'efficacia è documentata. La debolezza più frequente nei piani CAPA è una correzione senza analisi delle cause: una segnalazione recuperata risolve il singolo caso, non la lacuna del processo che lo ha generato.

La formazione non è un'analisi delle cause

Chi chiude ogni rilievo con una formazione supplementare riceverà lo stesso rilievo la volta successiva. Si chieda perché il processo ha permesso lo scostamento: controllo mancante, competenza non chiara, caso particolare non previsto. Solo dopo viene la misura, e in seguito la verifica dell'efficacia con una data.

Il sistema di farmacovigilanza e l'ispezione di Swissmedic