Gestione dei segnali come titolare dell'omologazione svizzero
La gestione dei segnali è il processo con cui da singole informazioni di sicurezza nasce un sospetto motivato di un nuovo rischio e da questo una misura. È richiesto un processo continuo e documentato con responsabilità chiare, non un rapporto annuale. Con i numeri di casi svizzeri regge soprattutto la valutazione qualitativa.
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- Verificato da Swiss Pharmacovigilance
Che cos'è un segnale?
Un segnale è un'informazione, proveniente da una o più fonti, che suggerisce un nuovo possibile legame fra un medicamento e un evento, o una nuova sfaccettatura di un legame già noto, e che giustifica un approfondimento. Un segnale non è un rischio confermato: è un mandato di verifica con un termine e una responsabilità.
Da dove arrivano i segnali
Per un titolare dell'omologazione svizzero i casi propri sono la fonte più piccola. La maggior parte dei segnali arriva dall'esterno: dalla letteratura, dalle misure di autorità estere, dal processo globale del gruppo e dai dati di qualità. Il processo deve coprire sistematicamente tutte le fonti, non soltanto la banca dati.
- Casi propri dalla banca dati di sicurezza, compresi i casi di follow up e i casi non gravi
- Letteratura: pubblicazioni sul principio attivo, serie di casi, studi osservazionali
- Misure di autorità estere, per esempio modifiche di testo, procedure di riesame e comunicazioni di sicurezza
- Dati globali del gruppo o del partner di licenza, secondo l'accordo di farmacovigilanza
- Effetti di classe: constatazioni su altri preparati con lo stesso meccanismo d'azione
- Dati di qualità: reclami, tendenze di lotto, difetti di qualità con possibile rilevanza clinica
Il ciclo di gestione dei segnali
Il ciclo è uniforme a livello internazionale e si articola in otto passi. Non conta la terminologia, conta che ogni passo abbia una responsabilità nominata, una data e un risultato. Un segnale che resta nel sistema senza decisione è più compromettente, in ispezione, di un segnale scartato in modo documentato.
- Rilevazione: riconoscere il candidato segnale nella fonte e registrarlo con data e origine.
- Convalida: verificare se l'informazione basta a giustificare un approfondimento.
- Priorizzazione: classificare secondo gravità, plausibilità e potenziale impatto sui pazienti.
- Valutazione: analizzare i casi, la letteratura, i dati di esposizione e le basi biologiche.
- Raccomandazione: formulare le opzioni, dalla nessuna azione alla misura urgente.
- Decisione: la RPPV decide, con motivazione, data e firma.
- Attuazione: modifica di testo, aggiornamento dell'RMP, circolare, informazione a Swissmedic.
- Tracciamento fino alla chiusura: verificare l'attuazione e chiudere il segnale in modo documentato.
Passo, responsabilità, prova e tempo
La tabella traduce il ciclo in uno strumento di lavoro: chi fa che cosa, quale è la prova e in quale tempo il passo è realistico. Le indicazioni temporali sono valori di esperienza per un portafoglio di media grandezza e vanno inserite nella procedura interna come obiettivi propri.
| Passo | Responsabile | Prova | Obiettivo temporale |
|---|---|---|---|
| Rilevazione | PV o fornitore di servizi | Voce nell'elenco dei segnali con fonte e data | Continua, con riesame settimanale |
| Convalida | PV con la RPPV | Nota di convalida con motivazione | 5 giorni lavorativi |
| Priorizzazione | RPPV | Classe di priorità documentata | 5 giorni lavorativi |
| Valutazione | Medical con la RPPV | Rapporto di valutazione con le fonti dei dati | Da 30 a 60 giorni |
| Raccomandazione | Medical | Opzioni con motivazione e proposta | 10 giorni lavorativi |
| Decisione | RPPV | Decisione firmata e datata | 10 giorni lavorativi |
| Attuazione | Regulatory con la distribuzione | Domanda di modifica, circolare, versione dell'RMP | Secondo la misura, con piano |
| Chiusura | RPPV | Nota di chiusura con verifica dell'attuazione | Dopo la conferma dell'attuazione |
Numeri di casi ridotti: che cosa serve al posto della statistica
I metodi di disproporzionalità richiedono quantità di dati che un portafoglio svizzero raramente possiede. Con dieci casi all'anno un'analisi statistica produce risultati casuali e nasconde gli indizi veri. Regge invece la lettura qualitativa accurata dei singoli casi, unita all'accesso ai dati globali.
- Lettura qualitativa di ogni caso grave, con esito, cronologia e fattori confondenti
- Confronto con l'informazione professionale svizzera: l'evento è atteso o non lo è?
- Collegamento al processo globale del gruppo o del partner, con accesso ai risultati della valutazione
- Osservazione mirata degli argomenti noti dell'RMP, invece di uno screening a tappeto
- Riesame periodico in un comitato fisso, con verbale anche quando non emerge nulla
- Effetti di classe e misure estere come innesco esplicito di una verifica svizzera
Documentare una decisione a prova di ispezione
Un ispettore legge la decisione, non la valutazione. Tracciabile significa che dalla documentazione deve risultare quale informazione era disponibile, chi l'ha valutata e come, quali opzioni sono state esaminate, chi ha deciso e che cosa ne è seguito. Cinque indicazioni bastano, se sono complete.
Anche il sospetto scartato è un risultato
Un segnale verificato in modo documentato e scartato con motivazione è un processo che funziona. Un candidato segnale che sparisce dall'elenco senza annotazione è un rilievo. Registri anche le decisioni negative con data, motivazione e firma.
Domande frequenti
Con quale frequenza dobbiamo esaminare i segnali?
Il processo è continuo: i casi nuovi si valutano al momento dell'ingresso e la letteratura settimanalmente. A questo si aggiunge un riesame periodico formale, in pratica mensile o trimestrale secondo il portafoglio, con verbale e elenco dei segnali aggiornato.
Dobbiamo segnalare un segnale a Swissmedic?
Il segnale in sé non è soggetto a segnalazione, ma lo sono le sue conseguenze: una nuova constatazione rilevante per la sicurezza, una misura adottata e le modifiche del testo omologato. In caso di rischio rilevante per i pazienti informi Swissmedic senza indugio e non attenda il prossimo PSUR.
Possiamo utilizzare il processo globale del gruppo?
Sì, ed è anche sensato. Deve però risultare documentato che il portafoglio svizzero vi è incluso, che la RPPV riceve i risultati e che decide sulle conseguenze svizzere. Un processo globale senza un punto di decisione svizzero non soddisfa l'obbligo.
Serve un software per la gestione dei segnali?
Per un portafoglio svizzero di regola no. Servono un elenco dei segnali tracciabile con stato, responsabile, date e decisioni, e un archivio delle valutazioni. Un foglio di calcolo versionato con accessi controllati è accettabile, se è completo e riconciliato.
Chi può chiudere un segnale?
La RPPV, sulla base della valutazione e della raccomandazione. La chiusura richiede una nota con la motivazione, la data e la conferma che le misure previste sono state attuate. Una chiusura senza verifica dell'attuazione è formalmente incompleta.
Le serve una RPPV in Svizzera?
Assumiamo la persona tecnica responsabile per la farmacovigilanza, la gestione dei casi e i PSUR per le sue omologazioni svizzere.